Jak przeprowadzić ankietę wśród uczestników

Ankieta wśród uczestników - ewaluacyjna po zakończeniu wydarzenia, badanie oczekiwań przed nim albo krótkie pytanie w trakcie - jest w systemie SF-CONFERENCE zwykłym formularzem dodatkowym. Formularz dodatkowy to formularz, który uczestnik dostaje już po rejestracji, na swojej stronie podsumowania uczestnictwa. Nie wypełnia go ponownie z danymi osobowymi i nie zakłada nowego konta. Odpowiedzi dopisują się do jego istniejącego zgłoszenia, więc od razu wiadomo, kto czego udzielił.

Ten sam mechanizm obsługuje wszystko, o co chcesz zapytać uczestników po zapisie. Najczęściej jest to ankieta satysfakcji - ocena wykładów, organizacji i cateringu - ale równie dobrze sprawdza się przy zapisach na warsztaty, wyborze menu czy zgłoszeniu godziny przyjazdu. Zapisy na warsztaty są o tyle ciekawe, że formularz dodatkowy może mieć własną cenę i własne limity miejsc, więc uczestnik od razu za nie zapłaci. Poniżej przechodzimy przez całą drogę: utworzenie ankiety, dodanie pytań, wysłanie uczestnikom linku, wypełnienie ankiety z ich strony oraz odczytanie i wyeksportowanie odpowiedzi.

Jedna sytuacja wymaga innego narzędzia. Skoro odpowiedzi dopisują się do zgłoszenia uczestnika, przy każdej z nich widać, kto jej udzielił, a bywa, że właśnie tego nie chcesz, bo ocena organizacji czy opinia o prelegencie wypada szczerzej, gdy nikt się nie podpisuje. Wtedy zamiast formularza dodatkowego użyj formularza zewnętrznego: ma własny adres, wypełnia się bez logowania, a jeśli nie umieścisz w nim pola z adresem e-mail, zapisze sam komplet odpowiedzi, niepowiązany z żadną osobą. Jak go przygotować, opisuje instrukcja zbierania zgłoszeń przez formularz zewnętrzny.

Gdzie znaleźć formularze dodatkowe

Wejdź w pozycję Formularze w menu bocznym panelu. Widok dzieli się na trzy zakładki. Formularze standardowe zakłada system i to tam znajduje się Formularz rejestracyjny. Formularze zewnętrzne mają własny adres i są przeznaczone dla osób spoza listy uczestników. Ankieta należy do trzeciej zakładki, Formularze dodatkowe. To jedyne formularze, które uczestnik widzi dopiero po rejestracji.

Zakładka pokazuje listę utworzonych formularzy dodatkowych wraz ze statusem i datą utworzenia. Możesz mieć ich dowolnie wiele i każdy działa niezależnie, więc ankieta ewaluacyjna, zapisy na warsztaty i wybór menu spokojnie istnieją obok siebie. Kliknięcie w wiersz otwiera stronę danego formularza.

Utworzenie ankiety

Przycisk Dodaj formularz nad tabelą otwiera okno, w którym podajesz jedną rzecz: Nazwę. To nazwa, którą uczestnik zobaczy jako nagłówek sekcji na swojej stronie podsumowania, więc warto, żeby mówiła wprost, o co chodzi. Ankieta po konferencji jest lepsza niż Formularz 1. Nazwę podajesz w każdym języku wydarzenia; przełącznik nad polem pokazuje, którą wersję właśnie wypełniasz.

Po zapisaniu system otwiera stronę nowego formularza. Jest ona zbudowana tak samo jak strona formularza rejestracyjnego: na górze ustawienia całego formularza, niżej tabela sekcji i pól. Jeśli układ tej strony widzisz pierwszy raz, zajrzyj do instrukcji edycji formularza rejestracyjnego. Wszystko, co opisano tam o polach, opcjach i cenach, obowiązuje również tutaj. Poniżej skupiamy się na tym, co dotyczy wyłącznie ankiety.

Kiedy ankieta jest otwarta

W sekcji Podstawowe informacje pole Status formularza decyduje o tym, czy ankietę można wypełnić. Otwarty oznacza brak ograniczeń czasowych, Zamknięty zatrzymuje przyjmowanie odpowiedzi, a Otwarty warunkowo odsłania pola Od i Do z datą i godziną. Przy ankiecie ewaluacyjnej to najwygodniejszy wybór: ustawiasz okno na tydzień po zakończeniu wydarzenia i ankieta zamknie się sama, bez pilnowania kalendarza.

Status warto ustawić od razu przy tworzeniu ankiety. Świeżo utworzony formularz dodatkowy jest otwarty, a jego sekcja pojawia się na stronie podsumowania każdego uczestnika, gdy tylko dodasz do niego pierwsze pole. Dopóki nie skończyłeś układać pytań, bezpieczniej trzymać go zamkniętym.

Poniżej znajdziesz trzy edytory treści. Treść wyświetlana na początku formularza pojawia się nad pierwszym pytaniem. To miejsce na wyjaśnienie, po co pytasz, ile to zajmie i czy odpowiedzi są anonimowe. Treść wyświetlana na końcu formularza trafia nad przycisk wysyłki, a Treść wyświetlana, gdy formularz jest zamknięty zastępuje całą ankietę po upływie terminu. Ten ostatni wart jest wypełnienia z wyprzedzeniem, bo bez niego spóźniony uczestnik zobaczy komunikat systemowy zamiast podziękowania za udział.

Pytania, czyli sekcje i pola

Pod ustawieniami znajduje się tabela Sekcje i pola z przyciskami Dodaj sekcję i Dodaj pole. Sekcja grupuje pytania pod wspólnym nagłówkiem, a pole to pojedyncze pytanie; każde pole należy do dokładnie jednej sekcji, więc sekcję trzeba utworzyć jako pierwszą. Przy krótkiej ankiecie wystarczy jedna sekcja, przy dłuższej warto rozdzielić bloki tematyczne, osobno o programie, osobno o organizacji.

Okno dodawania pola prosi o cztery rzeczy: Typ pola, Nazwę (czyli treść pytania, w każdym języku wydarzenia), Właściwości oraz Sekcję. Po zapisaniu pole trafia na koniec wybranej sekcji, a system otwiera jego stronę, na której uzupełnisz opis, opcje odpowiedzi i resztę ustawień.

Typy pytań przydatne w ankiecie

Ocena w skali od jednego do pięciu nie ma osobnego typu pola i nie jest potrzebny. Wybierz Grupę przycisków opcji jednokrotnego wyboru i dodaj pięć opcji nazwanych od 1 do 5. Uczestnik zobaczy rząd przycisków i zaznaczy jeden. Ten sam typ z opcjami Zdecydowanie tak, Raczej tak, Raczej nie i Zdecydowanie nie daje klasyczną skalę Likerta.

Do reszty pytań wystarczą typy, które znasz z formularza rejestracyjnego. Grupa opcji jednokrotnego wyboru pokazuje odpowiedzi jako listę zawsze widoczną, Pole wyboru pojedynczego chowa je w rozwijanej liście, co ma sens przy dłuższych zestawach, a Pole wyboru wielokrotnego pozwala zaznaczyć kilka odpowiedzi naraz, na przykład przy pytaniu, w których sesjach uczestnik brał udział. Obszar tekstowy zbiera swobodny komentarz, Pole wyboru (checkbox) pojedynczą zgodę, na przykład na wykorzystanie opinii w materiałach promocyjnych, a Pole numeryczne liczbę.

Na stronie każdego pytania warto wypełnić Opis, mniejszy tekst pod treścią pytania, w którym doprecyzowujesz, co oceniamy albo że skala rośnie w stronę ocen najlepszych. Z Właściwości w ankiecie liczą się głównie dwie. Wymagane blokuje wysłanie ankiety bez odpowiedzi na to pytanie. Używaj oszczędnie, bo im więcej pytań obowiązkowych, tym mniej wypełnionych ankiet. Pełna szerokość rozciąga pole na całą szerokość formularza zamiast układać je w dwóch kolumnach, co przy skalach ocen i dłuższych komentarzach czyta się znacznie lepiej. Przydaje się też Widoczne tylko dla administratorów, jeśli chcesz mieć w ankiecie pole na własną notatkę, którego uczestnik nigdy nie zobaczy.

Wysłanie uczestnikom linku do ankiety

Ankieta nie ma własnego adresu. Mieszka na stronie podsumowania uczestnictwa, a każdy uczestnik ma tę stronę swoją. Dlatego zaproszenia nie wysyła się jednym wspólnym odnośnikiem, tylko wiadomością, w której system podstawia każdemu jego własny link.

Wejdź w pozycję Osoby w menu bocznym, zaznacz uczestników w pierwszej kolumnie tabeli i kliknij Wyślij wiadomość do wybranych uczestników. Bez zaznaczenia przycisk brzmi Wyślij wiadomość do wszystkich uczestników i obejmuje całą listę. Lista respektuje filtry, więc możesz najpierw zawęzić ją do konkretnej grupy - na przykład do osób, które faktycznie odebrały identyfikator - i wysłać ankietę tylko im.

W oknie wiadomości wybierasz najpierw jej rodzaj. Szablon wiadomości wstawia Twoją treść w firmowy szablon e-maila skonfigurowany w ustawieniach, a Własna wiadomość wysyła ją jako całą treść e-maila, z własnym Tematem i bez szablonu.

Najważniejszy jest przycisk zmiennych na pasku edytora. Kryje się pod nim pozycja Link do podsumowania uczestnictwa, która wstawia w treść odnośnik prowadzący do prywatnej strony odbiorcy. Każdy dostanie własny adres, otwierający się bez logowania i bez podawania hasła, więc droga od e-maila do wypełnionej ankiety to jedno kliknięcie. W tym samym menu znajdziesz zmienne z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail, dzięki którym wiadomość nie zaczyna się od bezosobowego Szanowni Państwo.

Zanim wyślesz wiadomość do wszystkich, skorzystaj z przycisku Wyślij testową wiadomość do siebie. Dostaniesz ją na własny adres i zobaczysz gotowy e-mail z podstawionymi zmiennymi. To najprostszy sposób, żeby sprawdzić, czy link do podsumowania rzeczywiście prowadzi tam, gdzie powinien.

Jak uczestnik wypełnia ankietę

Po kliknięciu w link uczestnik trafia na swoją stronę podsumowania uczestnictwa. Widzi tam swoje dane ze zgłoszenia, płatności i dokumenty, a pod nimi osobną sekcję z nazwą ankiety i przyciskiem Wypełnij formularz. Przycisk otwiera okno z pytaniami, tymi samymi, które ułożyłeś w panelu, w tej samej kolejności i z Twoją treścią wstępną na górze.

Po wysłaniu odpowiedzi sekcja przestaje być pusta: uczestnik widzi w niej własne odpowiedzi, a przycisk zmienia się na Zaktualizuj formularz. Obok pojawia się Wyczyść formularz, który kasuje wszystkie odpowiedzi i przywraca stan sprzed wypełnienia. Dopóki ankieta jest otwarta, uczestnik może zmieniać zdanie do woli; po jej zamknięciu odpowiedzi zostają takie, jakie były, a próba wysłania zmian kończy się komunikatem o zamkniętym formularzu.

Odpowiedzi w panelu

Odpowiedzi nie trafiają do osobnego modułu. Dopisują się do zgłoszenia uczestnika, więc szukasz ich tam, gdzie reszty jego danych. Na stronie pojedynczej osoby, w pozycji Osoby, ankieta ma własną sekcję z przełącznikiem informującym, czy została wypełniona. Administrator z odpowiednim uprawnieniem może wypełnić ją za uczestnika albo poprawić odpowiedź. Przydaje się, gdy ktoś zgłasza uwagi telefonicznie.

W tabeli osób odpowiedzi z ankiety pojawiają się jako kolumny zgrupowane pod nazwą sekcji, do której należą pytania, dokładnie tak samo jak pola formularza rejestracyjnego. Każda kolumna ma filtr i sortowanie, więc listę uczestników zawęzisz do tych, którzy wybrali konkretną odpowiedź. Które kolumny są widoczne, ustawisz przyciskiem Edytuj widok tabeli osób nad tabelą.

Pytania zamknięte można też podliczyć bez eksportu. Na pulpicie panelu, w sekcji Statystyki, przycisk Edytuj widok statystyk pozwala wskazać pola, których rozkład odpowiedzi ma być pokazywany. Obsługiwane są pytania z gotową listą odpowiedzi oraz pola wyboru (checkbox), czyli dokładnie te, które mają sens do zliczania. Analogiczny przycisk Edytuj widok podsumowania na stronie podsumowania decyduje o tym, które odpowiedzi widzi u siebie sam uczestnik.

Eksport odpowiedzi do pliku XLS

Pełne wyniki pobierzesz z pozycji Osoby. Nad tabelą znajdują się dwa przyciski pobierania: Pobierz wszystkich uczestników w XLS oraz, po zaznaczeniu wierszy, Pobierz zaznaczonych uczestników w XLS. Drugi respektuje zaznaczenie i filtry, więc bez trudu wyeksportujesz same odpowiedzi jednej grupy.

Odpowiedzi z ankiet są w tym pliku zawsze. Nie trzeba niczego zaznaczać ani włączać: eksport pobiera pola formularza rejestracyjnego i wszystkich formularzy dodatkowych naraz, a każde pytanie dostaje własną kolumnę opisaną jego treścią, pogrupowaną według sekcji. Jedna osoba to jeden wiersz, więc dane ze zgłoszenia, płatności i ankiety stoją obok siebie i nie trzeba ich zestawiać po adresie e-mail. Osoba, która ankiety nie wypełniła, ma w tych kolumnach pustą wartość. To najprostszy sposób, żeby policzyć zwrotność. Pola oznaczone jako widoczne tylko dla administratorów trafiają do pliku wyłącznie wtedy, gdy pobierająca osoba ma uprawnienie do ich oglądania.

Zapisy na warsztaty tym samym sposobem

Formularz dodatkowy nie musi tylko pytać. Może też sprzedawać. Zapisy na warsztaty budujesz dokładnie tak samo jak ankietę: nowy formularz dodatkowy, jedno pole wyboru i lista warsztatów jako jego opcje. Różnica jest w ustawieniach opcji. Każda z nich ma własny Limit miejsc, po którego wyczerpaniu przestaje być dostępna, oraz Cenę, jeśli warsztat jest płatny. Do tego dochodzą pola Dostępne od i Dostępne do, którymi ograniczysz zapisy w czasie.

Każdy formularz dodatkowy ma też własną sekcję Szczegóły płatności, z której zwykła ankieta nie korzysta, ale zapisy na warsztaty owszem. Cena bazowa doliczana jest każdemu, kto formularz wypełni, niezależnie od wyboru, Tytuł płatności opisuje przelew i fakturę, a Pokaż szczegółowe koszty rozbija podsumowanie na poszczególne pozycje. Przełącznik Płatność w formularzu przenosi wybór metody płatności do samego okna zapisów, dzięki czemu uczestnik po wysłaniu formularza trafia od razu na stronę płatności. Powstała w ten sposób należność jest osobną płatnością, niezależną od opłaty rejestracyjnej, więc uczestnik zapłaci za warsztaty nawet wtedy, gdy rozliczył się już wcześniej.

Ankieta dla uczestników w skrócie

Ankieta dla uczestników sprowadza się do pięciu kroków: utwórz formularz dodatkowy, ustaw termin jego dostępności, ułóż pytania, wyślij wiadomość ze zmienną Link do podsumowania uczestnictwa i odbierz odpowiedzi w tabeli osób albo w pliku XLS. Ponieważ wszystko dzieje się w obrębie zgłoszenia uczestnika, nie musisz zestawiać wyników z zewnętrznego narzędzia ankietowego z listą obecności. Są już razem. Więcej o pracy z listą uczestników znajdziesz w opisie zarządzania uczestnikami.