Zgłaszanie referatów i recenzja abstraktów
Moduł referatów w systemie SF-CONFERENCE prowadzi zgłoszenie od momentu przesłania przez uczestnika, przez ocenę recenzentów, aż po decyzję organizatora. Wszystko odbywa się w jednym panelu, bez wymiany plików mailem i ręcznego pilnowania terminów. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej jego funkcjom.
Zgłaszanie referatów
Uczestnicy zgłaszają referaty z poziomu swojego konta, a każde zgłoszenie od razu trafia na listę w panelu organizatora. Formularz zgłoszeniowy jest w pełni konfigurowalny - sam decydujesz, które pola są wymagane do utworzenia zgłoszenia, a które uczestnik może uzupełnić później. Zgłoszenia można przypisywać do tematyk, co porządkuje listę i ułatwia późniejsze kierowanie prac do właściwych recenzentów.
Abstrakt i pełna treść
Proces zgłaszania można rozłożyć na dwa etapy. Najpierw uczestnik przesyła abstrakt, a dopiero po jego akceptacji uzupełnia pełną treść referatu. Każdy z etapów ma własne powiadomienia, dzięki czemu organizator i recenzenci wiedzą, na którym etapie znajduje się dana praca. Taki podział sprawdza się w konferencjach naukowych, gdzie wstępna kwalifikacja odbywa się na podstawie samego streszczenia.
Przydzielanie recenzentów
Recenzenci to osobna rola w systemie - mają dostęp wyłącznie do przydzielonych im prac. Sposób przydziału wybierasz sam:
- Przydział ręczny - organizator sam wskazuje recenzentów dla każdego zgłoszenia, co daje pełną kontrolę przy pracach wymagających konkretnych kompetencji.
- Przydział automatyczny - system sam kieruje zgłoszenia do recenzentów, co przyspiesza obsługę dużej liczby prac.
- Limit jednej recenzji - opcjonalne ograniczenie, po którym każde zgłoszenie otrzymuje dokładnie jedną recenzję.
Widoczność recenzji
To organizator decyduje, czy autor zobaczy treść recenzji swojej pracy. Recenzje mogą pozostać widoczne wyłącznie dla organizatora albo zostać udostępnione autorowi wraz z uzasadnieniem oceny. Pozwala to prowadzić zarówno otwarty proces recenzencki, jak i taki, w którym autorzy poznają jedynie ostateczną decyzję.
Powiadomienia i korespondencja
System sam informuje o kolejnych krokach - organizator dostaje wiadomość o nowym zgłoszeniu, recenzent o przydzielonej pracy, a autor o wystawionej recenzji. Do każdego zgłoszenia można też pisać bezpośrednio do autora, więc pytania o poprawki i uzupełnienia zostają przy pracy, której dotyczą, zamiast ginąć w skrzynce pocztowej.
Własne nazewnictwo
Nie każde wydarzenie mówi o "referatach". Nazwy widoczne dla uczestników możesz zmienić na własne - na przykład na plakaty, abstrakty, postery czy prace konkursowe - dzięki czemu moduł wpisuje się w język Twojej konferencji. Zmiana obejmuje zarówno etykiety w panelu uczestnika, jak i treść komunikatów oraz powiadomień, więc uczestnicy nigdy nie zobaczą nazewnictwa, które nie pasuje do charakteru wydarzenia.
Referaty i recenzje pod kontrolą
System SF-CONFERENCE obsługuje cały cykl życia referatu - od zgłoszenia, przez przydział recenzentów i ocenę, aż po przekazanie decyzji autorowi. Konfigurowalny formularz, tematyki oraz wybór między ręcznym a automatycznym przydziałem pozwalają dopasować proces do skali i charakteru wydarzenia.
Organizator przez cały czas widzi stan każdego zgłoszenia w jednym miejscu, bez arkuszy kalkulacyjnych i ręcznego zbierania recenzji od poszczególnych osób.
Referaty i recenzje - najczęstsze pytania
W jakim formacie uczestnik wysyła pracę?
Treść zgłoszenia wgrywa się jako plik PDF, a materiały dodatkowe jako archiwum ZIP. Formularz zgłoszeniowy budujesz sam, więc obok plików możesz pytać o cokolwiek jeszcze — słowa kluczowe, afiliację czy współautorów.
Czy zgłoszenie może przebiegać dwuetapowo?
Tak. Najpierw uczestnik wysyła abstrakt, a pełną treść dopiero po jego akceptacji. Oba etapy mają własne formularze i własne statusy, więc widać, na czym stoi każde zgłoszenie.
Czy recenzenci widzą, kto jest autorem?
To Twoja decyzja. Widoczność recenzji i danych jest ustawieniem wydarzenia — możesz prowadzić recenzję otwartą albo ukryć autora, recenzenta lub obie strony.
Czy przydział recenzentów da się zautomatyzować?
Tak. Recenzentów można przypisywać ręcznie albo pozwolić systemowi rozdzielić zgłoszenia, na przykład według tematyki, którą recenzent zadeklarował.
Czy autor dostaje informację o wyniku?
Tak. Każda zmiana statusu może wysłać wiadomość do autora, a cała korespondencja dotycząca zgłoszenia zostaje przy nim, więc później widać, co i kiedy zostało ustalone.
2026 © SF-LABS sp. z o.o.ul. Józefa Marcika 6, 30-443 KrakówWszelkie prawa zastrzeżone+48 512 988 220office@sf-labs.comwww.sf-labs.comWpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000886671. Wysokość kapitału zakładowego 5000 zł.