Jak zebrać referaty i przeprowadzić recenzję

Call for papers, zbieranie abstraktów, recenzja w ciemno, decyzja komitetu, informacja zwrotna dla autora. Konferencja naukowa ma obok rejestracji drugi, równoległy proces. W systemie SF-CONFERENCE obsługuje go moduł Referaty, a zgłoszone prace żyją przy tych samych osobach co zgłoszenia rejestracyjne, więc nie trzeba zestawiać dwóch list.

Poniżej przechodzimy przez cały cykl: włączenie modułu, tematyki, formularz zgłoszeniowy, dwuetapowe zgłaszanie abstraktu i pełnej treści, przydział recenzentów, statusy oraz to, co widzi autor.

Włączenie modułu referatów

W pozycji Ustawienia w menu bocznym panelu, w zakładce Moduły, włącz przełącznik odpowiadający za referaty. W menu bocznym pojawi się wtedy pozycja z listą prac, a w Formularzach, zestaw formularzy obsługujących zgłoszenie, streszczenie, treść, opinię i recenzję.

Warto od razu zajrzeć do ustawień samego modułu. Znajdziesz tam między innymi przełącznik Ręczne przydzielanie recenzentów oraz Ogranicz recenzje do jednej na zgłoszoną pracę. Osobno ustawiasz też własne nazewnictwo, jeśli u Ciebie mówi się „abstrakt” albo „poster”, a nie „praca”, możesz to zmienić i system będzie tej nazwy używał wszędzie, łącznie z wiadomościami do autorów.

Tematyki

Tematyki to lista obszarów, do których autor przypisuje swoją pracę, sesje tematyczne, panele albo dziedziny. Warto je zdefiniować przed otwarciem zgłoszeń, bo pełnią dwie role naraz. Autorowi porządkują wybór, a Tobie pozwalają później rozdzielić prace między recenzentów według ich kompetencji, zamiast robić to na wyczucie.

Formularz zgłoszeniowy pracy

Formularz zgłoszenia budujesz tak samo jak rejestracyjny: dodajesz sekcje i pola, ustalasz kolejność, decydujesz, co jest wymagane. Standardowo pytasz o tytuł, słowa kluczowe, współautorów i afiliację, ale zestaw pól zależy wyłącznie od Ciebie. Mechanika pól, właściwości i warunków wyświetlania jest identyczna z opisaną w instrukcji budowy formularza rejestracyjnego.

Jedno pole warto oznaczyć świadomie: właściwość wskazująca tytuł pracy mówi systemowi, którą odpowiedź pokazywać jako nazwę zgłoszenia na listach i w wiadomościach. Bez niej praca będzie identyfikowana wyłącznie numerem.

Streszczenie i pełna treść

Zgłaszanie może przebiegać dwuetapowo, co jest standardem przy konferencjach naukowych. Najpierw autor wysyła streszczenie, a dopiero po jego akceptacji dostaje możliwość dołożenia pełnej treści. Oba etapy mają własne formularze, więc możesz na każdym pytać o co innego.

Treść wgrywa się jako plik PDF, a obok niego formularz przyjmuje archiwum ZIP na materiały dodatkowe, dane, załączniki, wersje edytowalne. Pliki zostają przy zgłoszeniu, więc recenzent i komitet zawsze pracują na tej samej wersji.

Recenzenci i przydział prac

Recenzent to rola w systemie, więc osoba może być jednocześnie uczestnikiem i recenzentem. Dodajesz ją tak samo jak każdą inną, nadając odpowiednią rolę. Recenzenci logują się do tego samego panelu, ale widzą w nim wyłącznie przydzielone im prace.

Przydział może być ręczny albo automatyczny. Decyduje o tym przełącznik Ręczne przydzielanie recenzentów w ustawieniach modułu. Przy przydziale automatycznym system rozdziela zgłoszenia sam, a tematyki są tu kluczowe, bo to na ich podstawie praca trafia do właściwej osoby. Ustawienie Ogranicz recenzje do jednej na zgłoszoną pracę pozwala z kolei zdecydować, czy jedna praca ma mieć jedną recenzję, czy kilka niezależnych.

Sama recenzja też jest formularzem, więc arkusz oceny układasz po swojemu: skala punktowa, pytania otwarte, rekomendacja. Obok recenzji istnieje osobna opinia, przeznaczona na krótszą ocenę streszczenia na wcześniejszym etapie.

Statusy i decyzje komitetu

Każde zgłoszenie ma status, który prowadzi je przez proces: recenzja streszczenia, streszczenie zaakceptowane, recenzja treści, zgłoszenie zaakceptowane albo odrzucone. Statusy definiujesz sam i to one decydują, co w danym momencie wolno zrobić, na przykład kiedy autor może dołożyć pełną treść, a kiedy recenzent może dodać recenzję.

Zmiana statusu może wysłać wiadomość do autora, a cała korespondencja zostaje przy zgłoszeniu. Statusy da się też zmieniać zbiorczo dla zaznaczonych prac, co przy kilkudziesięciu zgłoszeniach oszczędza sporo klikania.

Listę prac wraz z ocenami pobierzesz do pliku XLS, a wgrane pliki, zbiorczo, jednym pobraniem. To zwykle punkt wyjścia do przygotowania książki abstraktów i programu konferencji.

Co widzi autor

Autor pracuje w tym samym panelu, ale widzi wyłącznie własne zgłoszenia: ich status, historię wiadomości i to, co wolno mu w danym momencie dodać. Widoczność recenzji jest ustawieniem wydarzenia, więc możesz prowadzić recenzję otwartą albo pokazać autorowi wyłącznie decyzję, bez treści recenzji i danych recenzenta.

Anonimowość, recenzenci i nazewnictwo

Widoczność recenzji i danych wokół niej jest ustawieniem wydarzenia, więc recenzję można poprowadzić otwarcie albo ukryć przed autorem treść recenzji, dane recenzenta czy jedno i drugie. Liczbę recenzji na pracę reguluje osobne ustawienie, Ogranicz recenzje do jednej na zgłoszoną pracę; po jego wyłączeniu do jednego zgłoszenia trafia kilka niezależnych opinii.

Zgłoszenie pracy wiąże się z kontem w systemie, bo autor musi móc wrócić po decyzję i dołożyć pełną treść, dzięki temu praca i zgłoszenie rejestracyjne tej samej osoby są ze sobą powiązane. Samo nazewnictwo nie jest zaś narzucone: ustawienia modułu pozwalają nadać własne nazwy zgłoszeniom i powiązanym akcjom, więc referat może zostać abstraktem albo posterem, a system użyje tej nazwy w całym panelu i w wiadomościach do autorów.

Referaty w skrócie

Kolejność jest taka: włącz moduł, zdefiniuj tematyki, ułóż formularz zgłoszeniowy, zdecyduj o dwuetapowym zgłaszaniu, dodaj recenzentów i ustaw statusy. Reszta to już praca na liście zgłoszeń. Więcej o samym module znajdziesz w opisie referatów i recenzji.