Lista podprocesorów

SF-LABS sp. z o.o. przetwarza dane osobowe uczestników wydarzeń jako podmiot przetwarzający na zlecenie organizatorów. Do świadczenia usług systemu SF-CONFERENCE korzystamy z pomocy dalszych podmiotów przetwarzających, nazywanych podprocesorami. Poniższa lista wskazuje, kim są te podmioty, w jakim celu otrzymują dane i jakich kategorii danych to dotyczy.

Każdy podprocesor działa na podstawie umowy zapewniającej poziom ochrony danych nie niższy niż wynikający z Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z jej § 5 informujemy o każdej zmianie na tej liście, a organizator może zgłosić uzasadniony sprzeciw wobec nowego podprocesora w terminie 7 dni od zawiadomienia.

§ 1. Podprocesorzy

Część wskazanych niżej podmiotów obsługuje podstawowe funkcje systemu, więc ich udział nie zależy od ustawień pojedynczego wydarzenia. Pozostałe otrzymują dane dopiero wtedy, gdy organizator sam włączy powiązaną funkcję, co zaznaczamy przy każdym takim celu.

Do niektórych z tych podmiotów dane nie trafiają z bazy systemu. Docierają do nich dlatego, że przeglądarka odwiedzającego pobiera zasób bezpośrednio z ich serwerów, co ujawnia adres IP i informacje o urządzeniu.

• DigitalOcean LLC

  Dostawca serwera, na którym uruchomiony jest cały system.

  Cel przetwarzania

  Utrzymanie środowiska, w którym działa aplikacja i baza danych systemu, czyli miejsca, gdzie odbywa się całe przetwarzanie danych wydarzenia.

  Kategorie danych

  Wszystkie dane przetwarzane w systemie, w tym dane uczestników, zgłoszeń, płatności i faktur oraz treść stron wydarzeń, ponieważ baza danych i aplikacja działają na tym serwerze.

  Lokalizacja

  Niemcy, centrum danych we Frankfurcie. Dostawca ma siedzibę w Stanach Zjednoczonych, a przekazanie odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych.

• Amazon Web Services EMEA SARL

  Dostawca infrastruktury chmurowej, w której system wysyła pocztę i przechowuje pliki.

  Cel przetwarzania

  Doręczanie wiadomości wysyłanych z systemu, czyli potwierdzeń rejestracji, biletów wstępu, certyfikatów, faktur, przypomnień i mailingów, oraz przechowywanie plików wydarzeń, wygenerowanych dokumentów i kopii zapasowych bazy danych.

  Kategorie danych

  Adres e-mail, imię i nazwisko, treść wiadomości i jej załączniki, pliki wgrane przez organizatorów i uczestników oraz dokumenty generowane przez system, wraz z danymi osobowymi, które zawierają.

  Lokalizacja

  Unia Europejska, centra danych w Irlandii i w Niemczech.

• Google Cloud EMEA Limited

  Dostawca chmurowej hurtowni danych, w której system gromadzi logi techniczne.

  Cel przetwarzania

  Rejestrowanie zdarzeń dostępu, wykonanych operacji i błędów, potrzebne do diagnostyki awarii, wykrywania nadużyć oraz statystyk działania systemu.

  Kategorie danych

  Identyfikator użytkownika, adres IP, informacje o przeglądarce, adres i metoda żądania, adres instancji wydarzenia, treść błędu oraz data i godzina zdarzenia.

  Lokalizacja

  Unia Europejska, centrum danych w Warszawie.

• Google Ireland Limited

  Dostawca zabezpieczenia formularzy, narzędzi pomiarowych oraz zasobów osadzanych na stronach wydarzeń.

  Cel przetwarzania

  Ochrona formularzy przed automatycznym wypełnianiem przez boty. Dodatkowo, jeżeli organizator sam włączy te funkcje, pomiar ruchu na stronie wydarzenia i skuteczności jego kampanii reklamowych oraz wyświetlanie osadzonych nagrań i krojów pism.

  Kategorie danych

  Adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, sposób wypełnienia formularza, identyfikatory zapisane w plikach cookie oraz zachowanie na stronie.

  Lokalizacja

  Irlandia oraz Stany Zjednoczone, na podstawie standardowych klauzul umownych.

• OpenAI Ireland Limited

  Dostawca modeli językowych obsługujących asystenta w panelu.

  Cel przetwarzania

  Wykonywanie poleceń asystenta wydanych przez organizatora: tworzenie i zmiana treści, wyszukiwanie informacji o wydarzeniu oraz odpowiadanie na pytania o dane w panelu.

  Kategorie danych

  Treść polecenia wraz z kontekstem wydarzenia, który zależnie od zadanego pytania może obejmować dane uczestników, zgłoszeń, płatności i faktur. Zapytania nie są zapisywane po stronie dostawcy ani wykorzystywane do trenowania modeli.

  Lokalizacja

  Irlandia oraz Stany Zjednoczone, na podstawie standardowych klauzul umownych.

• Stripe Payments Europe Limited, ING Bank Śląski S.A., PayU S.A., PayPro S.A.

  Operatorzy płatności online. Dane trafiają wyłącznie do tego operatora, którego organizator sam podłączył do wydarzenia.

  Cel przetwarzania

  Przyjmowanie opłat za udział w wydarzeniu i za opcje dodatkowe oraz potwierdzanie statusu transakcji.

  Kategorie danych

  Imię i nazwisko lub nazwa płatnika, adres e-mail, kwota, waluta, tytuł płatności oraz identyfikator transakcji. Dane karty płatniczej trafiają wyłącznie do operatora i nie są przekazywane do systemu.

  Lokalizacja

  Polska i Irlandia. Operatorzy działają jako odrębni administratorzy danych.

• Meta Platforms Ireland Limited, LinkedIn Ireland Unlimited Company

  Sieci reklamowe, których znaczniki organizator może dodać do własnego kontenera tagów.

  Cel przetwarzania

  Pomiar skuteczności kampanii reklamowych organizatora. Znaczniki uruchamiają się wyłącznie wtedy, gdy organizator sam je doda.

  Kategorie danych

  Adres IP, identyfikatory zapisane w plikach cookie oraz zdarzenia wykonane na stronie wydarzenia.

  Lokalizacja

  Irlandia oraz Stany Zjednoczone, na podstawie standardowych klauzul umownych.

• Pexels GmbH

  Bank bezpłatnych zdjęć z wyszukiwarką i plikami graficznymi.

  Cel przetwarzania

  Wyszukiwanie i wstawianie zdjęć na strony internetowe wydarzeń.

  Kategorie danych

  Fraza wyszukiwania wpisana przez organizatora, a przy wyświetlaniu wybranego zdjęcia adres IP i informacje o przeglądarce osoby odwiedzającej stronę.

  Lokalizacja

  Niemcy.

• OpenFreeMap, OpenStreetMap Foundation

  Otwarte serwisy mapowe z podkładem mapy i wyszukiwarką adresów.

  Cel przetwarzania

  Wyświetlanie mapy z miejscem wydarzenia oraz zamiana wpisanego adresu na współrzędne.

  Kategorie danych

  Wyszukiwany adres oraz adres IP i informacje o przeglądarce osoby korzystającej z mapy.

  Lokalizacja

  Unia Europejska oraz Wielka Brytania, na podstawie decyzji o odpowiednim stopniu ochrony.

• jsDelivr

  Publiczna sieć dostarczania treści dla bibliotek programistycznych.

  Cel przetwarzania

  Pobranie edytora używanego w panelu przy zaawansowanej edycji szablonów i stron.

  Kategorie danych

  Adres IP i informacje o przeglądarce organizatora korzystającego z panelu.

  Lokalizacja

  Sieć serwerów o zasięgu globalnym.

§ 2. Pozostali odbiorcy danych

Poniższe podmioty nie są podprocesorami SF-LABS, ponieważ przetwarzają dane jako odrębni administratorzy, na podstawie przepisów prawa albo na wyłączne zlecenie organizatora. Wymieniamy je dla pełnego obrazu przepływu danych.

• Organy publiczne i rejestry państwowe

  Krajowy system faktur ustrukturyzowanych prowadzony przez Ministerstwo Finansów oraz rejestr podmiotów gospodarki narodowej prowadzony przez Główny Urząd Statystyczny.

  Cel przetwarzania

  Wystawianie i przesyłanie faktur w formie wymaganej przepisami prawa oraz uzupełnianie danych firmy do faktury po wpisaniu numeru identyfikacji podatkowej.

  Kategorie danych

  Pełna treść faktury: nazwa i adres nabywcy, numer identyfikacji podatkowej, pozycje rozliczenia oraz kwoty.

  Lokalizacja

  Polska. Przekazanie wynika z obowiązku ustawowego, a organy działają jako odrębni administratorzy danych.

• Narzędzia wskazane przez organizatora

  Serwer poczty organizatora oraz systemy zewnętrzne, do których organizator kieruje powiadomienia z wydarzenia.

  Cel przetwarzania

  Wysyłka wiadomości z własnego adresu organizatora zamiast adresu systemowego oraz przekazywanie zdarzeń z wydarzenia do jego własnych narzędzi, na przykład do systemu CRM.

  Kategorie danych

  Adres e-mail odbiorcy, treść wiadomości i jej załączniki oraz dane zdarzenia w zakresie wskazanym w konfiguracji powiadomienia, w tym dane uczestnika.

  Lokalizacja

  Zależnie od dostawcy wybranego przez organizatora, który odpowiada za ten wybór.

§ 3. Kontakt

Pytania dotyczące tej listy oraz sprzeciwy wobec nowych podprocesorów prosimy kierować na adres office@sf-labs.com.