Faktury KSeF dla uczestników wydarzeń

Opłata konferencyjna kończy się fakturą, a w Polsce faktura trafia dziś do Krajowego Systemu e-Faktur. System SF-CONFERENCE ma wbudowaną integrację z KSeF, więc faktury dla uczestników wystawiają się z danych ze zgłoszenia i same trafiają do KSeF. Nie przepisujesz danych nabywców do osobnego programu i nie wysyłasz dokumentów ręcznie.

Poniżej opisujemy, jak działa integracja, jakie dokumenty obsługuje i co widzi organizator oraz uczestnik po wystawieniu faktury.

Czym jest KSeF i kogo dotyczy

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to prowadzona przez administrację skarbową platforma, przez którą przechodzą faktury ustrukturyzowane. W 2026 roku korzystanie z niego jest w Polsce obowiązkowe. Dla organizatora wydarzenia oznacza to, że faktura za opłatę konferencyjną nie jest już zwykłym plikiem PDF wysłanym mailem, tylko dokumentem, który musi zostać przyjęty przez KSeF i otrzymać numer KSeF.

Szczegóły obowiązków podatkowych zależą od Twojej sytuacji, dlatego w sprawach prawnych warto skonsultować się z księgową lub doradcą podatkowym. Ten artykuł opisuje, co robi system.

Jak działa integracja

Integrację włączasz w pozycji Ustawienia, w sekcji Faktury. W części KSeF zaznaczasz Automatyczne wysyłanie, wpisujesz NIP swojej organizacji i Token KSeF. Panel pokazuje krok po kroku, jak wygenerować token w KSeF i jakie uprawnienia mu nadać: wystawianie faktur i przeglądanie faktur. Uwierzytelnienie odbywa się tokenem, więc nie potrzebujesz certyfikatu. Przycisk Zweryfikuj połączenie sprawdza konfigurację, zanim powstanie pierwsza faktura.

Faktury wystawiają się automatycznie według szablonów faktur. Szablon może wystawiać dokument Po utworzeniu płatności, czyli po przyjęciu zgłoszenia, albo Po opłaceniu płatności, czyli po zaksięgowaniu wpłaty. Wystawiona faktura KSeF trafia do KSeF sama, w ustrukturyzowanym formacie FA(3), a system czeka, aż KSeF nada jej numer. Faktury z błędem są wyraźnie oznaczone w panelu.

Jakie dokumenty trafiają do KSeF

• Faktura VAT, podstawowy dokument za opłatę konferencyjną.
• Faktura zaliczkowa i faktura rozliczeniowa, która wskazuje numer KSeF faktury zaliczkowej.
• Korekty każdego z tych dokumentów: korekta cen, korekta danych nabywcy i korekta do zera. Korekta wskazuje numer KSeF faktury, której dotyczy.

Proforma również jest dostępna, ale zgodnie ze swoim charakterem nie trafia do KSeF. Możesz więc nadal wysyłać proformę jako podstawę do zapłaty, a fakturę VAT wystawiać dopiero po wpłacie.

Numer KSeF, UPO i kod QR

Po przyjęciu faktury system zapisuje jej numer KSeF i UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru, w formacie PDF. Plik PDF faktury powstaje z danych XML zwróconych przez KSeF i zawiera numer KSeF oraz kod QR do weryfikacji dokumentu. W widoku faktury widzisz numer KSeF i pobierasz UPO.

Uczestnik dostaje PDF faktury mailem w chwili jej wystawienia, a przy rejestracji grupowej trafia on do przedstawiciela grupy. Wszystkie swoje faktury uczestnik pobierze też ze swojego konta uczestnika.

Faktury na uczelnię lub pracodawcę

Za udział w konferencji często płaci uczelnia albo pracodawca, a nie sam uczestnik. Dane nabywcy pochodzą z pól formularza rejestracyjnego oznaczonych jako pola faktury: nazwa firmy, NIP, adres, kod pocztowy, miasto i kraj. Nabywcą może więc być instytucja z własnym NIP, a uczestnik jest tylko osobą, której dotyczy opłata.

Formularz sprawdza poprawność formatu NIP, a dane firmy można uzupełnić automatycznie z bazy GUS na podstawie numeru NIP. Nabywca z innego kraju Unii Europejskiej dostaje fakturę z unijnym numerem VAT, a obsługiwani są też nabywcy bez numeru podatkowego. Więcej o organizacji takiego wydarzenia przeczytasz w artykule o konferencjach naukowych.

Jedna faktura dla grupy

Płatności z tymi samymi danymi nabywcy i w tej samej walucie łączą się w jedną fakturę. Instytucja, która wysyła kilku uczestników, na przykład przez rejestrację grupową prowadzoną przez przedstawiciela, dostaje jeden dokument zamiast kilku osobnych.

Przelew z terminem płatności

Faktura nieopłacona, wystawiona na przelew tradycyjny, zawiera termin płatności i numer konta bankowego organizatora. Faktura opłacona zawiera datę zapłaty. Dzięki temu ten sam mechanizm obsługuje zarówno uczelnię, która płaci po otrzymaniu dokumentu, jak i uczestnika, który zapłacił online przy rejestracji.

Stawki VAT, zwolnienia i numeracja

Numerację faktur ustawiasz sam, na przykład w formacie FA/2026/09/..., tak aby odpowiadała tej, której używa Twoja księgowość. Dostępne są stawki VAT, w tym 23%, 8%, 5% i 0%, zwolnienie „zw” z konfigurowalną podstawą prawną oraz odwrotne obciążenie. Ceny wpisujesz netto albo brutto, a przy sprzedaży w kilku walutach faktura uwzględnia kurs do przeliczenia VAT.

Eksport do księgowości

Faktury wyeksportujesz do programu księgowego Comarch jako archiwum ZIP. Faktury wystawione poza systemem możesz zapisać jako zewnętrzne, żeby wszystkie dokumenty dotyczące wydarzenia były w jednym miejscu. Z tej samej integracji z KSeF korzystamy przy wystawianiu własnych faktur dla organizatorów.

Jak zacząć

1. Włącz moduł faktur i uzupełnij dane sprzedawcy w sekcji Faktury w ustawieniach.
2. Wygeneruj token w KSeF według instrukcji z panelu, wpisz go razem z NIP i zaznacz Automatyczne wysyłanie.
3. Kliknij Zweryfikuj połączenie.
4. Ustaw numerację faktur i utwórz szablon faktury VAT z automatycznym wystawianiem.
5. Oznacz pola formularza rejestracyjnego jako pola faktury, żeby dane nabywcy trafiały na dokument.

Całą konfigurację płatności i faktur opisuje instrukcja przyjmowania płatności i wystawiania faktur, a koszty korzystania z systemu znajdziesz w cenniku.

Faktury KSeF - najczęstsze pytania