System do obsługi konferencji naukowych

Organizacja konferencji naukowej to więcej niż formularz zapisów. Najpierw trwa nabór streszczeń i recenzja, potem rejestracja uczestników z różnymi stawkami, faktury dla uczelni i noclegi, a na końcu certyfikaty. SF-CONFERENCE to system do obsługi konferencji naukowych, który prowadzi wszystkie te etapy w jednym panelu, od call for papers po zaświadczenia o uczestnictwie.

Z systemu korzystają uczelnie, instytuty i towarzystwa naukowe. Ta strona jest przeglądem możliwości platformy. Szczegóły modułu prac opisuje strona zgłaszanie referatów i recenzja abstraktów, a cały proces krok po kroku poradnik jak zorganizować konferencję naukową.

Call for papers i zgłaszanie abstraktów

Nabór prac to osobny moduł, który włączasz w ustawieniach wydarzenia. Autorzy zgłaszają prace ze swojego konta, a każde zgłoszenie od razu trafia na listę w panelu organizatora. Domyślny przebieg jest dwuetapowy: najpierw abstrakt, a po jego akceptacji pełna treść. Każdy etap ma własny formularz i własny termin, więc system zgłaszania abstraktów działa niezależnie od naboru pełnych tekstów.

Formularze budujesz sam z pól liczbowych, list wyboru, pól tekstowych, pól wyboru i plików. Treść pracy autor wgrywa jako plik PDF, a materiały dodatkowe jako archiwum ZIP. Prace przypisuje się do tematyk, które odpowiadają sesjom lub sekcjom konferencji. Nazewnictwo też należy do Ciebie. Jeśli mówicie o abstraktach, posterach albo komunikatach, system użyje tej nazwy wszędzie, łącznie z wiadomościami do autorów.

Recenzja i decyzje komitetu

Recenzent to osobna rola, która widzi wyłącznie przydzielone jej prace. Przydział odbywa się automatycznie według tematyk, do których recenzent jest przypisany, albo ręcznie dla każdego zgłoszenia. Opcjonalnie ograniczysz liczbę recenzji do jednej na zgłoszenie.

Ocena odbywa się na obu etapach: opinia dotyczy abstraktu, a recenzja pełnego tekstu. Formularze oceny również projektujesz sam, więc skala punktowa, kryteria i rekomendacja są Twoimi decyzjami, a nie gotowym szablonem. Przed autorem możesz ukryć tożsamość recenzenta albo całą treść recenzji, tak aby autor poznał tylko decyzję.

Decyzje komitetu to zmiany statusu zgłoszenia. Statusy konfigurujesz sam, a każda zmiana może wysłać autorowi wiadomość, na przykład o przyjęciu lub odrzuceniu pracy wraz z komentarzem. Korespondencja zostaje przy zgłoszeniu, więc później widać, co i kiedy ustalono. Konfigurację krok po kroku opisuje instrukcja zbierania referatów.

Opłaty konferencyjne i stawki dla różnych grup

Każda opcja w formularzu rejestracji ma własną cenę, osobne ceny w poszczególnych walutach, limit miejsc i okres dostępności od wybranej daty do wybranej daty. Z tych elementów składasz stawkę early bird i opłatę późną, na przykład jako opcję z niższą ceną dostępną tylko do określonego dnia. Opcje mogą zależeć od innych odpowiedzi, więc stawka studencka lub doktorancka, zniżka dla członków towarzystwa i różna opłata dla autora i słuchacza mieszczą się w jednym formularzu.

Do tego dochodzą kody rabatowe, kwotowe lub procentowe, z limitem użyć. Uczestnicy płacą online, BLIK-iem lub kartą, albo tradycyjnym przelewem. Wydarzenie może przyjmować opłaty w kilku walutach, co przydaje się przy konferencjach międzynarodowych.

Faktury dla uczelni i KSeF

Za udział naukowca zwykle płaci uczelnia lub instytut. Pola danych do faktury pozwalają wskazać jako nabywcę pracodawcę z jego numerem NIP, a dane nabywcy system pobiera z GUS po samym numerze NIP. Kilku uczestników z tymi samymi danymi nabywcy może otrzymać jedną wspólną fakturę.

Przed płatnością uczestnik dostaje fakturę proforma, a przy przelewie tradycyjnym termin płatności, co ułatwia rozliczenie w kwesturze. Faktury są automatycznie wysyłane do KSeF, o czym więcej na stronie fakturowanie w KSeF.

Zgłoszenia grupowe

Gdy z jednego zakładu przyjeżdża kilka osób, jeden przedstawiciel może zarejestrować całą grupę. To on otrzymuje faktury i wiadomości dotyczące zgłoszonych osób, więc sekretariat instytutu nie musi zbierać danych od każdego z osobna.

Noclegi

Moduł zakwaterowania pozwala dodać hotele i pokoje, a uczestnik rezerwuje nocleg bezpośrednio w formularzu rejestracji, razem z opłatą konferencyjną. Szczegóły znajdziesz na stronie zakwaterowanie.

Strona konferencji i program

Kreator strony wydarzenia ma sekcję programu z zakładkami dla kolejnych dni, a także miejsce na komitet naukowy i ważne daty. Strona powstaje w tym samym systemie co nabór prac i rejestracja, więc zaproszenie do nadsyłania prac może prowadzić prosto do formularza. Wydarzenie może działać w kilku językach, co przy konferencji międzynarodowej obejmuje zarówno stronę, jak i formularze. Więcej na stronie strona wydarzenia.

Identyfikatory, wejście i certyfikaty

Każdy uczestnik otrzymuje bilet wstępu z kodem QR, a Ty drukujesz identyfikatory z danymi z rejestracji. Przy wejściu kody skanuje się aplikacją mobilną, więc od razu widać, kto dotarł na konferencję.

Po konferencji uczestnicy pobierają certyfikat uczestnictwa. Szablon jest jeden na wydarzenie i może zawierać dane uczestnika oraz dowolne pole z formularza rejestracji. Pobrać go mogą zaakceptowani uczestnicy, gdy tylko udostępnisz certyfikaty. Jak przygotować szablon, opisuje instrukcja ustawiania certyfikatów.

Eksport danych

Listę zgłoszeń wyeksportujesz do pliku Excel (XLSX), a pliki prac pobierzesz jako archiwum ZIP. To dobry punkt wyjścia do przygotowania materiałów konferencyjnych i do pracy komitetu poza systemem.

Harmonogram konferencji naukowej w systemie

1. Utwórz wydarzenie, włącz moduł prac, zdefiniuj tematyki i zbuduj formularze.
2. Opublikuj stronę konferencji z komitetem, ważnymi datami i zasadami naboru.
3. Otwórz call for papers i zbieraj abstrakty do wyznaczonego terminu.
4. Przydziel recenzentów, zbierz opinie i ogłoś decyzje zmianą statusów.
5. Przyjmij pełne teksty zaakceptowanych prac i przeprowadź ich recenzję.
6. Otwórz rejestrację ze stawką early bird, stawkami dla różnych grup, noclegami i fakturami na dane uczelni.
7. Opublikuj program, wydrukuj identyfikatory i skanuj bilety na wejściu.
8. Po konferencji udostępnij certyfikaty uczestnictwa.

Konferencje naukowe - najczęstsze pytania