Jak zorganizować konferencję naukową

Konferencja naukowa to w praktyce dwa projekty naraz. Pierwszy jest merytoryczny: nabór prac, recenzje, decyzje komitetu i program ułożony z zaakceptowanych wystąpień. Drugi jest logistyczny: rejestracja uczestników, opłaty konferencyjne, faktury dla uczelni, noclegi i certyfikaty. Ten poradnik prowadzi przez oba w systemie SF-CONFERENCE, w kolejności, w jakiej naprawdę następują: od call for papers, przez recenzję, po rejestrację i to, co dzieje się po konferencji.

Różnica względem innych wydarzeń siedzi w kalendarzu. Nabór streszczeń rusza wiele miesięcy przed terminem, decyzje zapadają zanim otworzy się rejestracja, a spora część uczestników zapisze się dopiero wtedy, gdy ich praca zostanie przyjęta. Do tego jedna osoba bywa w kilku rolach naraz: autorem, recenzentem i zwykłym uczestnikiem. System jest na to gotowy, bo role przypisuje się osobom niezależnie, w jednym panelu i na jednej liście.

Jeśli Twoja konferencja nie prowadzi naboru prac, ten poradnik nie jest dla Ciebie: wystarczy poradnik o wydarzeniu stacjonarnym. Jeśli prowadzi, czytaj po kolei, bo kolejność rozdziałów odpowiada kolejności decyzji.

Decyzje, które warto podjąć na początku

Zanim powstanie cokolwiek w panelu, komitet powinien ustalić kalendarz: termin nadsyłania streszczeń, termin decyzji, termin wniesienia opłat przez autorów i termin samej konferencji. Te daty pójdą na stronę wydarzenia i do formularzy, a każda zmiana terminu naboru oznacza korespondencję z autorami, więc lepiej dać sobie zapas od razu.

Druga grupa decyzji dotyczy samego naboru. Lista tematyk, czyli sesji albo obszarów, do których autorzy przypisują prace. Tryb zgłoszeń: jednoetapowy, samo streszczenie, albo dwuetapowy, streszczenie i po akceptacji pełna treść. Liczba recenzji na pracę i to, czy autor zobaczy treść recenzji, czy tylko decyzję. Wreszcie opłaty: stawka zwykła, studencka lub doktorancka, zniżka dla członków towarzystwa i to, czy opłata autora różni się od opłaty słuchacza.

Utworzenie wydarzenia i włączenie modułu prac

Wydarzenie zakładasz jak każde inne, podając nazwę, adres internetowy, termin, języki i walutę. Nabór prac jest osobnym modułem: w pozycji Ustawienia, w zakładce Moduły, włącz przełącznik odpowiadający za referaty. W menu bocznym pojawi się pozycja z listą prac, a w Formularzach zestaw formularzy obsługujących zgłoszenie, streszczenie, treść, opinię i recenzję.

W ustawieniach modułu zmienisz też nazewnictwo. Jeśli u Was mówi się „abstrakt”, „poster” albo „komunikat”, a nie „praca”, system będzie tej nazwy używał wszędzie, łącznie z wiadomościami do autorów. Od razu warto też zbudować stronę wydarzenia z komitetem naukowym, ważnymi datami i zasadami naboru, co opisuje instrukcja tworzenia strony wydarzenia. To na nią kierować będzie każdy mail z zaproszeniem do nadsyłania prac.

Call for papers: tematyki i formularz zgłoszeniowy

Przed otwarciem naboru zdefiniuj tematyki. Autorowi porządkują one wybór, a Tobie posłużą później do rozdzielenia prac między recenzentów według kompetencji. Sam formularz zgłoszenia budujesz tak jak każdy inny: tytuł, słowa kluczowe, współautorzy, afiliacja, przy czym pole z tytułem pracy warto oznaczyć właściwością tytułu, żeby listy i wiadomości pokazywały nazwę zgłoszenia zamiast numeru.

Zgłoszenia mogą przebiegać dwuetapowo: najpierw streszczenie, a po jego akceptacji pełna treść jako plik PDF, z archiwum ZIP na materiały dodatkowe. Oba etapy mają osobne formularze i osobne terminy, które ustawiasz statusem formularza, tak samo jak przy rejestracji. Nabór zamyka się wtedy sam o wyznaczonej godzinie i nikt nie negocjuje z systemem po deadlinie. Szczegóły opisuje instrukcja zbierania referatów i przeprowadzania recenzji.

Recenzja i decyzje komitetu

Recenzent to rola w systemie, więc członka komitetu dodajesz jak każdą inną osobę, nadając mu odpowiednią rolę. Recenzenci logują się do tego samego panelu, ale widzą wyłącznie przydzielone im prace. Przydział bywa ręczny albo automatyczny według tematyk, a ustawienie modułu decyduje, czy praca ma jedną recenzję, czy kilka niezależnych. Arkusz recenzji jest formularzem, który układasz po swojemu: skala punktowa, pytania otwarte, rekomendacja.

Każde zgłoszenie ma status, który prowadzi je przez proces: recenzja streszczenia, streszczenie zaakceptowane, recenzja treści, zgłoszenie zaakceptowane albo odrzucone. Zmiana statusu może automatycznie wysłać wiadomość do autora, a statusy zmienia się też zbiorczo dla zaznaczonych prac, co przy ogłaszaniu decyzji oszczędza godziny klikania. To, czy autor widzi treść recenzji, czy samą decyzję, jest ustawieniem wydarzenia.

Po zamknięciu recenzji listę prac wraz z ocenami pobierzesz do pliku XLS, a wgrane pliki zbiorczo, jednym pobraniem. To punkt wyjścia do programu konferencji i książki abstraktów. Program z podziałem na sesje umieszczasz potem w bloku agendy na stronie wydarzenia.

Rejestracja uczestników i opłaty konferencyjne

Rejestrację najlepiej otworzyć razem z ogłoszeniem decyzji, bo autorzy zapisują się dopiero wtedy, gdy wiedzą, że wystąpią. Formularz rejestracyjny zawiera imię, nazwisko, adres e-mail z właściwością adresu kontaktowego oraz afiliację, a dalej to, co przyda się w organizacji: udział w kolacji konferencyjnej, warsztatach czy wycieczce jako pola wyboru z cenami i limitami miejsc.

Opłaty konferencyjne buduje się z opcji jednego pola wyboru: stawka zwykła, studencka lub doktorancka, zniżka dla członków towarzystwa. Próg wczesny, czyli early bird, składasz z dwóch opcji o rozłącznych terminach dostępności, co krok po kroku opisuje instrukcja edycji formularza rejestracyjnego. Dla zaproszonych wykładowców i komitetu przygotuj kody rabatowe znoszące opłatę, zamiast dopisywać ich ręcznie poza systemem.

Płatności mają tu swoją specyfikę: dużą część opłat wnoszą uczelnie i instytuty przelewem, na podstawie proformy, często kilka tygodni po rejestracji. Włącz więc obok płatności online także przelew tradycyjny, a w formularzu umieść pola z danymi nabywcy do faktury, bo dokument ma iść na uczelnię, a nie na uczestnika. Automatyczne wystawianie proform i faktur konfiguruje instrukcja przyjmowania płatności i wystawiania faktur.

Noclegi dla uczestników

Konferencja naukowa to zwykle wydarzenie wyjazdowe, więc system ma osobny moduł zakwaterowania. Budujesz w nim bazę: hotele, pokoje, warianty obłożenia, terminy i ceny każdej kombinacji, a potem dodajesz do formularza rejestracyjnego pole rezerwacji. Uczestnik wybiera nocleg podczas zapisu, jego koszt dolicza się do opłaty konferencyjnej, a system pilnuje wolnych miejsc. Całość, od bazy hotelowej po pole w formularzu, prowadzi instrukcja dodawania zakwaterowania. Ważne jest jedno: baza noclegowa musi istnieć zanim otworzysz rejestrację, bo pole rezerwacji nie ma wcześniej czego pokazać.

Certyfikaty uczestnictwa

Po konferencji przychodzi fala próśb o certyfikaty, a system załatwia ją bez wysyłania plików pojedynczo. W pozycji Ustawienia, w zakładce Certyfikaty, ustawiasz format dokumentu, tło oraz treść w sekcji Szablon & Podgląd, ze zmiennymi podstawiającymi dane uczestnika. Przełącznik Dostępne do pobrania udostępnia certyfikat na stronie podsumowania uczestnictwa, tej samej, na której uczestnik widzi swoje zgłoszenie, płatność i fakturę. Każdy pobiera więc swój certyfikat sam.

Dobra praktyka wygląda tak: przełącznik włączasz dopiero po konferencji, a następnie z pozycji Osoby wysyłasz wiadomość z podziękowaniem, w której zmienna Link do podsumowania uczestnictwa prowadzi każdego do jego własnej strony. Jedna wiadomość zamyka temat certyfikatów, a przy okazji niesie link do ankiety i materiały pokonferencyjne.

Format dokumentu, tło i zmienne w szablonie opisuje krok po kroku instrukcja wystawiania certyfikatów uczestnikom.

Ankieta i zamknięcie konferencji

Ocenę konferencji najprościej zebrać formularzem zewnętrznym, anonimowym i dostępnym bez logowania, co opisuje instrukcja zbierania zgłoszeń przez formularz zewnętrzny. Jeśli jednak certyfikat ma przysługiwać tylko osobom, które wypełniły ewaluację, użyj formularza dodatkowego powiązanego z uczestnikiem, według instrukcji przeprowadzania ankiety wśród uczestników. Na koniec pobierz listy: uczestników z pozycji Osoby, prace z ocenami z modułu recenzji, odpowiedzi z ankiety. Komitet dostaje komplet danych do sprawozdania, a Ty gotowy punkt wyjścia do kolejnej edycji.

Konferencja naukowa krok po kroku, w skrócie

1. Ustal z komitetem kalendarz naboru i decyzji, tematyki, tryb zgłoszeń oraz stawki opłat.
2. Utwórz wydarzenie, włącz moduł prac w zakładce Moduły i dopasuj nazewnictwo do swojej dziedziny.
3. Zbuduj stronę wydarzenia z ważnymi datami, komitetem i zasadami naboru.
4. Zdefiniuj tematyki, ułóż formularz zgłoszeniowy i otwórz call for papers z automatycznym terminem zamknięcia.
5. Dodaj recenzentów, rozdziel prace według tematyk i przeprowadź recenzję na własnym arkuszu ocen.
6. Ogłoś decyzje zbiorczą zmianą statusów z automatyczną wiadomością do autorów.
7. Przygotuj bazę noclegową, a potem otwórz rejestrację ze stawkami opłat, progiem wczesnym i polem rezerwacji noclegu.
8. Włącz płatności online i przelew tradycyjny oraz automatyczne proformy i faktury na dane uczelni.
9. Po konferencji włącz certyfikaty w zakładce Certyfikaty i wyślij wiadomość z linkiem do podsumowania uczestnictwa i ankietą.

Logistykę samego dnia konferencji, bilety wstępu z kodem QR i skanowanie na wejściu, opisuje poradnik jak zorganizować wydarzenie stacjonarne, a planowanie od budżetu po promocję przewodnik jak zorganizować wydarzenie krok po kroku.