Jak dodać zakwaterowanie

Zakwaterowanie w systemie SF-CONFERENCE składa się z dwóch części. Pierwsza to baza noclegowa w panelu: hotele, pokoje, warianty pokoi, terminy i ceny. Druga to jedno pole w formularzu rejestracyjnym, w którym uczestnik wybiera nocleg. Żadna z nich nie działa bez drugiej. Baza bez pola nie trafi do formularza, a pole bez bazy nie ma czego pokazać. Poniżej przechodzimy przez obie po kolei.

Włączenie modułu

Zacznij od pozycji Ustawienia w menu bocznym panelu. W zakładce Moduły znajdziesz przełącznik Zakwaterowanie. To on odblokowuje całą resztę. Po jego włączeniu w tym samym menu pojawia się pozycja Hotele, a w formularzach nowy typ pola o tej samej nazwie. Dopóki moduł pozostaje wyłączony, ani jedno, ani drugie nie jest widoczne.

Dodanie hotelu

Przejdź do sekcji Hotele i wybierz Dodaj hotel. Wpis jest krótki: nazwa, podawana osobno w każdym języku wydarzenia, adres oraz strona WWW. Adres i odnośnik zobaczy uczestnik w formularzu, więc warto podać je dokładnie: to na ich podstawie sprawdzi odległość od miejsca obrad i standard obiektu. Liczby hoteli nie ograniczamy. Możesz zaproponować jeden obiekt przy centrum konferencyjnym albo kilkanaście w różnych przedziałach cenowych.

Pokoje w hotelu

Wewnątrz hotelu tworzysz pokoje przyciskiem Dodaj pokój. Jedyne pytanie na tym etapie brzmi „Ile osób mieści pokój?”. Właśnie ono jest kluczem do zrozumienia całej reszty. Pokój nie oznacza tu jednego klucza z recepcji, tylko typ pokoju o określonej pojemności, liczonej w miejscach. Ile takich pokoi faktycznie masz do dyspozycji, powiesz systemowi później, przy terminach.

Warianty, czyli sposoby wykorzystania pokoju

Wariant opisuje, w jaki sposób pokój jest sprzedawany. Ten sam pokój dwuosobowy możesz oferować jako jednoosobowy, do wyłącznego użytku jednej osoby, oraz jako dwuosobowy, dzielony przez dwie osoby. To dwa warianty tego samego pokoju, a nie dwa różne pokoje.

Każdy wariant ma własną nazwę i pole Zajmowana liczba miejsc: ile miejsc w pokoju zajmuje jedna rezerwacja tego wariantu. To Ty decydujesz, ile ich zająć, i właśnie w tym polu odwzorowujesz sposób sprzedaży. W pokoju dwumiejscowym wariant do wyłącznego użytku jednej osoby zajmuje oba miejsca, bo nikogo więcej już tam nie zakwaterujesz, a wariant obejmujący tylko jedno miejsce w tym samym pokoju zajmuje jedno z dwóch. Dzięki temu pula miejsc pomniejsza się prawidłowo niezależnie od tego, jak uczestnicy pomieszają warianty.

Dwie pozostałe rubryki wariantu to Warunki dostępności oraz Właściwości. Pierwsza pozwala udostępnić wariant tylko wybranym osobom, na przykład pokoje jednoosobowe wyłącznie prelegentom. W drugiej znajdziesz Z osobą towarzyszącą. Wariant z tą właściwością poprosi dodatkowo o imię i nazwisko osoby, z którą uczestnik dzieli pokój.

Dostępności, czyli terminy i liczba pokoi

Dostępność to okres, w którym pokój można zarezerwować, wraz z liczbą pokoi wystawionych na ten okres. Pola Od i Do ustawione na ten sam dzień opisują pojedynczą dobę, a różne daty opisują przedział, który uczestnik rezerwuje w całości. Typowe wydarzenie ma trzy okresy: noc przed konferencją, dni obrad i noc po zakończeniu.

Liczba pokoi to pula wystawiona na dany okres. Pomnożona przez pojemność pokoju daje liczbę miejsc, którymi system dysponuje. Jeśli część puli jest zajęta poza systemem, wpisz ją w Zablokowane pokoje, a w polu Powód blokady zostaw krótkie wyjaśnienie, żeby po miesiącach nie zgadywać, skąd wzięła się różnica. Wśród Właściwości jest jeszcze Wymagane: okres z tą właściwością zaznacza się uczestnikowi automatycznie, więc noclegi przypadające na dni obrad nie zostaną pominięte przez przypadek.

Ceny

Tabela cen powstaje automatycznie i łączy każdy wariant z każdym terminem: trzy warianty i trzy okresy dają dziewięć pozycji do wypełnienia. Wygląda to na więcej pracy niż jedna cena za dobę, ale właśnie dzięki temu pokój dwuosobowy może kosztować inaczej niż pojedynczy nocleg w tym samym pokoju, a noc poprzedzająca konferencję inaczej niż noce w jej trakcie. Kwotę podajesz w każdej walucie obsługiwanej przez wydarzenie. System dolicza ją do płatności uczestnika i umieszcza na fakturze razem z pozostałymi pozycjami zgłoszenia.

Pole zakwaterowania w formularzu

Baza noclegowa jest gotowa, ale uczestnik nadal jej nie widzi, bo brakuje pola, które ją wyświetli. Przejdź do zakładki Formularze, otwórz formularz rejestracyjny i wybierz Dodaj pole. W polu Typ pola wskaż Zakwaterowanie. Od tej chwili pole zachowuje się jak każde inne: nadajesz mu własną nazwę i opis, a w Właściwościach decydujesz między innymi o tym, czy jest wymagane i czy ma się pojawić w podsumowaniu uczestnika. Lista hoteli, wariantów i terminów wypełnia się sama, bo pochodzi wprost z bazy, którą właśnie zbudowałeś.

Pokazywanie pola tylko wybranym osobom

Nocleg dotyczy zwykle części uczestników, a reszta dojeżdża. Pokazywanie wszystkim listy hoteli niepotrzebnie wydłuża formularz, dlatego pole zakwaterowania warto powiązać z wcześniejszą odpowiedzią. Służy do tego sekcja Warunki dostępności na stronie pola: wskazujesz w niej konkretną odpowiedź z innego pola, na przykład Uczestnictwo z noclegiem w polu Rodzaj uczestnictwa, a pole zakwaterowania pojawi się dopiero po jej wybraniu. Osoby, które zaznaczą uczestnictwo bez noclegu, nie zobaczą listy hoteli w ogóle.

Ten sam mechanizm działa na poziomie pojedynczego wariantu, o czym była mowa wyżej. Warunki możesz więc nakładać dwustopniowo: całe pole tylko dla nocujących, a wewnątrz niego pokoje jednoosobowe tylko dla prelegentów.

Co widzi uczestnik

W formularzu rejestracyjnym uczestnik wybiera kolejno hotel, wariant pokoju i noclegi. Przy każdym terminie widnieje cena obowiązująca dla wybranego wariantu, więc od początku wie, ile zapłaci. Terminy oznaczone jako wymagane są zaznaczone od razu. Może też zostawić uwagi, na przykład prośbę o pokój na niższym piętrze. Wszystko dzieje się w ramach jednego kroku rejestracji, bez przechodzenia na strony hoteli.

Kontrola dostępności

Po uruchomieniu rejestracji nie musisz już niczego pilnować ręcznie. System zlicza rezerwacje na bieżąco i pomniejsza pulę o liczbę miejsc zajmowanych przez wybrany wariant. Gdy pokoje w danym terminie się skończą, wariant przestaje być widoczny dla kolejnych osób, więc nadrezerwacje nie powstaną. Ty przez cały czas widzisz w panelu, ile miejsc pozostało i w których obiektach.

Konfiguracja noclegów w skrócie

Konfiguracja noclegów sprowadza się do pięciu kroków: hotel, pokój, warianty, terminy i ceny, a na koniec jedno pole w formularzu, najlepiej z warunkiem ograniczającym je do osób faktycznie nocujących. Rezerwacje trafiają wtedy do tej samej bazy co zgłoszenia, płatności i faktury, więc nie musisz uzgadniać dwóch niezależnych list. Więcej o możliwościach modułu znajdziesz w opisie zakwaterowania.