Instrukcje obsługi konferencji
Krótkie poradniki, które krok po kroku prowadzą przez codzienne czynności w panelu organizatora. Każda instrukcja pokazuje, gdzie w systemie SF-CONFERENCE znaleźć daną funkcję i jak z niej skorzystać, na zrzutach ekranu z prawdziwego panelu, a nie w formie suchej listy opcji.
Instrukcje pisane są z myślą o osobach, które organizują konferencję, kongres, szkolenie albo zjazd i pierwszy raz siadają do panelu. Nie zakładamy wiedzy technicznej: jeśli coś wymaga włączenia modułu albo ustawienia w innym miejscu systemu, jest to napisane wprost. Kolejność też ma znaczenie. Każdy poradnik prowadzi od pierwszego kliknięcia do momentu, w którym uczestnik widzi efekt po swojej stronie.
Od czego zacząć
Przy nowym wydarzeniu naturalna kolejność jest taka: najpierw zbuduj formularz rejestracyjny, bo to on decyduje, o co pytasz uczestników i ile kosztuje udział. Jeśli wydarzenie jest wyjazdowe, dodaj bazę noclegową zanim otworzysz zapisy. Pole zakwaterowania w formularzu nie ma czego pokazać, dopóki hotele nie istnieją. Na koniec zostają płatności i faktury oraz strona wydarzenia, czyli to, co uczestnik zobaczy jako pierwsze.
Kiedy rejestracja już trwa, przydają się kolejne poradniki. Ręczne dodanie uczestnika rozwiązuje zgłoszenia, które przyszły mailem albo telefonicznie, zaproszenia i kody rabatowe ściągają gości i partnerów, ankieta dla uczestników zbiera opinie po wydarzeniu, a zapisy na warsztaty przyjmują chętnych na wybrane terminy.
Sponsorzy i wystawcy zwykle się nie rejestrują, ale też płacą. Ich pakiety rozliczysz płatnością bez uczestnika, z własnym linkiem do zapłaty, proformą i fakturą.
Konferencje naukowe zaczynają zwykle jeszcze wcześniej, od treści: zebrania referatów wraz z recenzją albo formularza zewnętrznego na propozycje wystąpień, który działa jeszcze zanim rejestracja w ogóle ruszy.
Cały ten format, od call for papers, przez recenzje i opłaty konferencyjne, po certyfikaty uczestnictwa, prowadzi od początku do końca poradnik jak zorganizować konferencję naukową.
Wydarzenie online rządzi się nieco innymi prawami, bo salą jest link do transmisji. Całą drogę, od formularza po ankietę, opisuje poradnik jak zorganizować webinar.
Przy wydarzeniu z salą i recepcją dochodzi kontrola wejścia: bilety wstępu z kodem QR i ich skanowanie aplikacją mobilną albo skanerem USB. Całość opisuje poradnik jak zorganizować wydarzenie stacjonarne.
Szkolenia i kursy rządzą się własnymi prawami: mała grupa, faktury dla firm, certyfikaty ukończenia i kolejne edycje tego samego programu. Cały cykl opisuje poradnik jak zorganizować szkolenie.
Instrukcje obsługi systemu
Każda z nich opisuje jedną czynność w panelu organizatora: gdzie ją znaleźć, co po kolei kliknąć i co uczestnik zobaczy w efekcie. Do przeczytania w kilka minut, z wykonaniem po drodze.
Jak dodać uczestnika
Dodaj uczestnika ręcznie z poziomu panelu, bez czekania na zgłoszenie przez formularz rejestracyjny.
Jak przyjmować zgłoszenia grupowe
Reprezentant zgłasza kilku uczestników jednym formularzem: pola wspólne, zbiorcza płatność i faktura dla firmy.
Jak dodać zakwaterowanie
Zbuduj bazę noclegową: hotele, pokoje, warianty, terminy i ceny. Dodaj do formularza rejestracji opcję wyboru zakwaterowania.
Jak edytować formularz rejestracyjny
Dodawaj i zmieniaj pola, ustawiaj ceny, terminy oraz zależności między odpowiedziami i decyduj, kiedy rejestracja jest otwarta.
Jak przeprowadzić ankietę wśród uczestników
Zbierz opinie po wydarzeniu, także anonimowo. Wyślij uczestnikom link do formularza zewnętrznego i odczytaj odpowiedzi w panelu.
Jak prowadzić zapisy na warsztaty przez formularz dodatkowy
Uruchom zapisy na warsztaty po rejestracji. Uczestnik wybiera termin w kalendarzu, a system pilnuje limitu miejsc i płatności.
Jak zbierać zgłoszenia przez formularz zewnętrzny
Zbierz propozycje wystąpień i pomysły przed rejestracją. Formularz z własnym adresem, który wypełnia się bez zakładania konta.
Jak przyjmować płatności i wystawiać faktury
Ustaw waluty, przelew i płatności online, a faktury niech wystawiają się same.
Jak utworzyć płatność bez uczestnika i wystawić do niej fakturę
Rozlicz sponsora, wystawcę albo partnera bez rejestracji. Nabywca płaci przez link, a proforma i faktura wystawiają się same.
Jak wystawić certyfikaty uczestnikom
Zaprojektuj certyfikat uczestnictwa z tłem i zmiennymi, a uczestnicy pobiorą go sami ze strony podsumowania.
Jak włączyć bilety wstępu i skanować je na wejściu
Bilety z unikalnymi kodami QR dla każdego uczestnika, skanowane na wejściu aplikacją mobilną albo skanerem USB.
Jak przygotować identyfikatory dla uczestników
Zaprojektuj identyfikatory z imieniem i nazwiskiem, wydrukuj wszystkie jednym PDF-em albo pojedynczo na recepcji.
Jak zrobić stronę internetową konferencji
Złóż stronę wydarzenia z gotowych bloków: agenda, prelegenci, podstrony i kontakt.
Jak zebrać referaty i przeprowadzić recenzję
Uruchom call for papers: formularz zgłoszeniowy, tematyki, recenzenci i statusy prac.
Jak dodać kod rabatowy
Zniżka studencka, kod dla partnera albo rabat naliczany automatycznie na podstawie odpowiedzi w formularzu.
Jak wysłać zaproszenia na wydarzenie
Wyślij gościom imienne zaproszenia z własnym linkiem i zniżką albo udostępnij link rejestracyjny grupie.
Poradniki ogólne
Poradniki ogólne patrzą szerzej. Zamiast jednej funkcji opisują cały format wydarzenia od pomysłu do podsumowania, wraz z decyzjami, które trzeba podjąć poza systemem, i z miejscami, w których panel organizatora rzeczywiście pomaga.
Jak zorganizować webinar
Przewodnik po webinarze od zera: rejestracja, cena z progiem wczesnym, płatności, wysyłka linku do transmisji i ankieta po spotkaniu.
Jak zorganizować wydarzenie stacjonarne
Przewodnik po wydarzeniu stacjonarnym: rejestracja, płatności, bilety wstępu z kodem QR i skanowanie na wejściu aplikacją mobilną albo skanerem USB.
Jak zorganizować konferencję naukową
Przewodnik po konferencji naukowej: call for papers, recenzje, opłaty konferencyjne, noclegi i certyfikaty uczestnictwa.
Jak zorganizować szkolenie
Przewodnik po szkoleniu i kursie: zapisy z limitem miejsc, faktury dla firm, certyfikaty ukończenia i kolejne edycje.
Jak wybrać system rejestracji uczestników
Czym jest system rejestracji uczestników, co powinien umieć i o co zapytać dostawcę, zanim otworzysz zapisy na wydarzenie.
Jak zorganizować wydarzenie krok po kroku
Cel wydarzenia, budżet, miejsce, prelegenci, promocja i ewaluacja. Przewodnik po organizacji konferencji od zera.
Czego jeszcze szukasz
Instrukcje opisują pojedyncze czynności w panelu. Jeśli szukasz raczej opisu tego, co system w ogóle potrafi, zajrzyj do funkcjonalności albo do osobnych opisów formularza rejestracyjnego, zarządzania uczestnikami, zakwaterowania czy referatów i recenzji.
Kompleksowa obsługa wydarzeń na jednej platformie. Strona wydarzenia, rejestracja uczestników i komplet narzędzi organizatora.
2026 © SF-LABS sp. z o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone
Wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Krakowa-Śródmieścia w Krakowie, XI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000886671. Wysokość kapitału zakładowego 5000 zł.