Instrukcje obsługi konferencji

Krótkie poradniki, które krok po kroku prowadzą przez codzienne czynności w panelu organizatora. Każda instrukcja pokazuje, gdzie w systemie SF-CONFERENCE znaleźć daną funkcję i jak z niej skorzystać, na zrzutach ekranu z prawdziwego panelu, a nie w formie suchej listy opcji.

Instrukcje pisane są z myślą o osobach, które organizują konferencję, kongres, szkolenie albo zjazd i pierwszy raz siadają do panelu. Nie zakładamy wiedzy technicznej: jeśli coś wymaga włączenia modułu albo ustawienia w innym miejscu systemu, jest to napisane wprost. Kolejność też ma znaczenie. Każdy poradnik prowadzi od pierwszego kliknięcia do momentu, w którym uczestnik widzi efekt po swojej stronie.

Od czego zacząć

Przy nowym wydarzeniu naturalna kolejność jest taka: najpierw zbuduj formularz rejestracyjny, bo to on decyduje, o co pytasz uczestników i ile kosztuje udział. Jeśli wydarzenie jest wyjazdowe, dodaj bazę noclegową zanim otworzysz zapisy. Pole zakwaterowania w formularzu nie ma czego pokazać, dopóki hotele nie istnieją. Na koniec zostają płatności i faktury oraz strona wydarzenia, czyli to, co uczestnik zobaczy jako pierwsze.

Kiedy rejestracja już trwa, przydają się kolejne poradniki. Ręczne dodanie uczestnika rozwiązuje zgłoszenia, które przyszły mailem albo telefonicznie, zaproszenia i kody rabatowe ściągają gości i partnerów, a ankieta dla uczestników zbiera opinie po wydarzeniu albo uruchamia zapisy na warsztaty.

Konferencje naukowe zaczynają zwykle jeszcze wcześniej, od treści: zebrania referatów wraz z recenzją albo formularza zewnętrznego na propozycje wystąpień, który działa jeszcze zanim rejestracja w ogóle ruszy.

Cały ten format, od call for papers, przez recenzje i opłaty konferencyjne, po certyfikaty uczestnictwa, prowadzi od początku do końca poradnik jak zorganizować konferencję naukową.

Wydarzenie online rządzi się nieco innymi prawami, bo salą jest link do transmisji. Całą drogę, od formularza po ankietę, opisuje poradnik jak zorganizować webinar.

Przy wydarzeniu z salą i recepcją dochodzi kontrola wejścia: bilety wstępu z kodem QR i ich skanowanie aplikacją mobilną albo skanerem USB. Całość opisuje poradnik jak zorganizować wydarzenie stacjonarne.

Szkolenia i kursy rządzą się własnymi prawami: mała grupa, faktury dla firm, certyfikaty ukończenia i kolejne edycje tego samego programu. Cały cykl opisuje poradnik jak zorganizować szkolenie.

Instrukcje obsługi systemu

Każda z nich opisuje jedną czynność w panelu organizatora: gdzie ją znaleźć, co po kolei kliknąć i co uczestnik zobaczy w efekcie. Do przeczytania w kilka minut, z wykonaniem po drodze.

Poradniki ogólne

Poradniki ogólne patrzą szerzej. Zamiast jednej funkcji opisują cały format wydarzenia od pomysłu do podsumowania, wraz z decyzjami, które trzeba podjąć poza systemem, i z miejscami, w których panel organizatora rzeczywiście pomaga.

Czego jeszcze szukasz

Instrukcje opisują pojedyncze czynności w panelu. Jeśli szukasz raczej opisu tego, co system w ogóle potrafi, zajrzyj do funkcjonalności albo do osobnych opisów formularza rejestracyjnego, zarządzania uczestnikami, zakwaterowania czy referatów i recenzji.