System rejestracji uczestników: czym jest i jak wybrać

System rejestracji uczestników to narzędzie, które przejmuje wszystko, co dzieje się między ogłoszeniem wydarzenia a wejściem uczestnika na salę. Składa się z czterech części: formularza online, w którym ktoś się zapisuje, bazy uczestników, do której trafiają zgłoszenia, płatności z fakturami oraz komunikacji, czyli potwierdzeń i przypomnień wysyłanych automatycznie. Dobry system łączy je tak, że zmiana w jednym miejscu, na przykład anulowane zgłoszenie, od razu jest widoczna w pozostałych.

Wiele wydarzeń zaczyna od formularza Google i arkusza w Excelu. Przy bezpłatnym spotkaniu na kilkadziesiąt osób to rozsądny wybór. Arkusz przestaje wystarczać w chwili, gdy pojawiają się pieniądze: trzeba ręcznie parować przelewy ze zgłoszeniami, wystawiać faktury i pilnować, kto już zapłacił. Dochodzą limity miejsc, których formularz nie pilnuje, zmiany danych zgłaszane mailem, uczestnicy z zagranicy, dla których potrzebujesz drugiej wersji językowej, oraz RODO, bo plik z danymi osobowymi krąży po skrzynkach kilku osób.

Ten poradnik opisuje, co powinien umieć system rejestracji uczestników, jak porównać modele cenowe, jakie pytania zadać dostawcy i jak sprawdzić system, zanim przeniesiesz do niego swoje wydarzenie. Jako przykładu używamy SF-CONFERENCE, ale lista kryteriów sprawdzi się przy każdym narzędziu.

Co powinien umieć system rejestracji uczestników

Nie każde wydarzenie potrzebuje wszystkiego z poniższej listy. Przejrzyj ją i zaznacz funkcje, bez których się nie obejdziesz, a osobno te, które byłyby miłym dodatkiem. Tak przygotowana lista bardzo ułatwia porównanie ofert.

Formularz rejestracyjny

Formularz rejestracyjny na konferencję to pierwsze, co zobaczy uczestnik, więc system powinien pozwalać ułożyć go po swojemu: pola tekstowe, listy wyboru, pola wielokrotnego wyboru, zgody. Sprawdź, czy możesz oznaczyć pola jako wymagane i czy działają pola warunkowe, czyli takie, które pojawiają się dopiero po wybraniu określonej odpowiedzi. Dzięki nim pytanie o dane do faktury widzi tylko ten, kto fakturę chce. Jeśli masz różne grupy uczestników, na przykład prelegentów, wystawców i słuchaczy, przyda się kilka osobnych formularzy w jednym wydarzeniu. Jak może wyglądać taki formularz, pokazuje strona formularz rejestracyjny, a krok po kroku opisuje go instrukcja edycji formularza rejestracyjnego.

Ceny, limity miejsc i kody rabatowe

Opłata rzadko jest jedna. Zwykle masz kilka opcji cenowych, na przykład bilet standardowy, studencki i pakiet z kolacją, a do tego próg early bird, czyli niższą cenę dostępną do określonej daty. System powinien obsługiwać okna dostępności opcji, limity miejsc, po których wyczerpaniu opcja przestaje być dostępna, oraz kody rabatowe, kwotowe lub procentowe, z limitem użyć. Bez tego pilnujesz terminów i liczby wolnych miejsc ręcznie, a pomyłka kończy się zwrotem pieniędzy albo przepełnioną salą.

Płatności online i przelew tradycyjny

Rejestracja uczestników online ma pełny sens dopiero wtedy, gdy za udział można od razu zapłacić. W Polsce uczestnicy oczekują BLIK-a i płatności kartą, a instytucje wciąż płacą zwykłym przelewem, często na podstawie proformy. Dobry system obsługuje obie drogi i sam oznacza zgłoszenie jako opłacone po płatności online. Zapytaj też, czy możesz podłączyć własne konto u operatora płatności. SF-CONFERENCE ma wbudowany moduł płatności, a zamiast niego pozwala podłączyć własne konto PayU, Przelewy24 lub Stripe, co opisuje instrukcja przyjmowania płatności i wystawiania faktur.

Faktury, proformy i KSeF

Ręczne wystawianie faktur po każdej wpłacie to najczęstszy powód, dla którego organizatorzy porzucają arkusz. Szukaj systemu, który automatycznie wystawia proformy i faktury VAT, pozwala uczestnikowi wskazać pracodawcę jako nabywcę i pobiera dane firmy po numerze NIP z bazy GUS, żeby uniknąć literówek. W Polsce dochodzi obowiązek przesyłania faktur do Krajowego Systemu e-Faktur. Jeśli system robi to sam, oszczędzasz osobne narzędzie i przepisywanie danych. Jak to wygląda w praktyce, opisuje strona fakturowanie w KSeF.

Wiadomości i konto uczestnika

Po rejestracji uczestnik powinien dostać potwierdzenie, a Ty możliwość wysyłania wiadomości do wybranych grup, na przykład tylko do osób, które jeszcze nie zapłaciły. Równie ważne jest konto uczestnika, w którym każdy sam poprawi dane, dopłaci, pobierze fakturę, a po wydarzeniu certyfikat. Każda z tych czynności, której uczestnik nie może wykonać sam, zamienia się w maila do Ciebie. Jak wygląda praca z taką listą po stronie organizatora, pokazuje strona zarządzanie uczestnikami.

Zgłoszenia grupowe i noclegi

Firmy i uczelnie często zgłaszają kilka osób naraz. Sprawdź, czy przedstawiciel może zarejestrować całą grupę jednym zgłoszeniem i zapłacić za nią jedną płatnością, zamiast wypełniać formularz osobno za każdego. Przy wydarzeniach wyjazdowych dochodzi rezerwacja noclegów. Najwygodniej, gdy uczestnik wybiera pokój w tym samym formularzu, a koszt noclegu dolicza się do opłaty za udział.

Nabór prac i recenzje

Konferencje naukowe potrzebują jeszcze zgłaszania streszczeń i referatów, przydziału recenzentów i decyzji komitetu. W takim przypadku system do rejestracji uczestników konferencji powinien łączyć nabór prac z rejestracją, żeby autor nie zakładał dwóch kont w dwóch narzędziach, a listy nie trzeba było scalać ręcznie. Więcej na ten temat znajdziesz na stronie o konferencjach naukowych.

Dzień wydarzenia i to, co po nim

Na miejscu przydają się identyfikatory drukowane z danych uczestników oraz bilety z kodem QR, skanowane na wejściu aplikacją w telefonie. Po wydarzeniu przychodzi czas na ankietę, certyfikaty uczestnictwa do samodzielnego pobrania i eksport danych do pliku XLSX, bo prędzej czy później ktoś poprosi o zestawienie.

Strona wydarzenia, języki i waluty

Jeśli nie masz osobnej strony wydarzenia, sprawdź, czy system pozwala ją zbudować, z agendą, prelegentami i formularzem w jednym miejscu. Przy uczestnikach z zagranicy potrzebne są formularz i wiadomości w kilku językach oraz ceny w kilku walutach, ustalane osobno dla każdej waluty, a nie przeliczane kursem.

Bezpieczeństwo i RODO

Zbierając zgłoszenia, stajesz się administratorem danych osobowych, a dostawca systemu podmiotem przetwarzającym. Potrzebujesz więc z nim umowy powierzenia przetwarzania danych. Rzetelny dostawca ma jej wzór gotowy do zawarcia, tak jak nasza umowa powierzenia przetwarzania danych. Jeśli dostawca nie wie, o co chodzi, to wystarczający sygnał ostrzegawczy.

Sprawdź też, czy w formularzu dodasz własne zgody, na przykład na przetwarzanie danych, publikację wizerunku czy newsletter, z osobną treścią i informacją, czy są wymagane. Zapytaj o role dostępu: wolontariusz przy wejściu nie powinien widzieć tego samego co księgowa. Wreszcie zapytaj, gdzie przechowywane są dane, jak długo i co się z nimi dzieje, gdy zakończysz współpracę.

Model cenowy: na co patrzeć

Dostawcy rozliczają się najczęściej na trzy sposoby. Abonament to stała opłata miesięczna lub roczna, niezależna od liczby wydarzeń. Prowizja od biletu to procent od każdej sprzedanej wejściówki, czasem powiększony o kwotę stałą. Opłata za uczestnika to stała kwota za każdą zarejestrowaną osobę. Żaden model nie jest z góry lepszy. Abonament opłaca się przy wielu wydarzeniach w roku, prowizja przy tanich biletach, a opłata za uczestnika przy wydarzeniach pojedynczych lub nieregularnych i przy droższych biletach.

Porównując oferty, policz całkowity koszt dla swojego wydarzenia: przewidywaną liczbę uczestników i średnią cenę biletu podstaw do cennika każdego dostawcy. Osobno dolicz prowizję operatora płatności, bo w wielu ofertach nie jest wliczona w cenę systemu. Sprawdź, czy ceny podano netto, czy brutto, i czy potrzebne Ci funkcje są w cenie, czy w droższym pakiecie. Ukryte koszty kryją się zwykle w opłatach za wdrożenie, dodatkowe moduły, dodatkowych użytkowników panelu albo wydarzenia bezpłatne.

Dla przykładu: SF-CONFERENCE rozlicza się za uczestnika, bez abonamentu, a założenie i konfiguracja wydarzenia są bezpłatne. Szczegóły znajdziesz w cenniku.

Pytania, które warto zadać dostawcy

Poniższe pytania dobrze wysłać każdemu dostawcy z krótkiej listy, najlepiej mailem, żeby odpowiedzi zostały na piśmie.

• Czy mogę założyć wydarzenie i przetestować cały proces rejestracji przed podjęciem decyzji?
• Ile zapłacę łącznie przy mojej liczbie uczestników i czy ta kwota obejmuje prowizję od płatności?
• Czy system sam wystawia proformy i faktury VAT oraz przesyła je do KSeF?
• Czy uczestnik może podać NIP pracodawcy i dostać fakturę na firmę?
• Czy dodam pola warunkowe i kilka formularzy dla różnych typów uczestników?
• Jak działają limity miejsc i próg early bird?
• Czy uczestnik sam poprawi dane, dopłaci i pobierze fakturę bez pisania do mnie?
• Czy jedna osoba może zgłosić i opłacić całą grupę?
• Czy formularz i wiadomości będą w językach moich uczestników?
• Czy zawrzecie ze mną umowę powierzenia przetwarzania danych?
• Jak wyeksportuję dane uczestników i co się z nimi stanie po zakończeniu współpracy?
• Kto odpowie na moje pytania, gdy coś nie zadziała w dniu otwarcia rejestracji?

Jak przetestować system przed wyborem

Prezentacja handlowa pokazuje system od najlepszej strony. Test pokazuje, jak będzie wyglądała Twoja codzienna praca. Zanim zdecydujesz, przejdź ten scenariusz w każdym systemie z krótkiej listy.

1. Załóż testowe wydarzenie i odtwórz w nim swój prawdziwy formularz, z polami warunkowymi i opcjami cenowymi.
2. Zarejestruj się jako uczestnik na telefonie. Wiele osób zapisuje się z komórki, a formularz, który wygodnie wypełnia się na komputerze, na małym ekranie potrafi zniechęcić.
3. Wykonaj płatność testową i sprawdź, czy status zgłoszenia zmienił się sam.
4. Obejrzyj wystawioną fakturę: dane nabywcy, stawkę VAT, numerację i to, jak dociera do uczestnika.
5. Zmień dane w koncie uczestnika i sprawdź, czy zmiana trafiła do panelu organizatora.
6. Wyeksportuj listę uczestników i otwórz ją w arkuszu kalkulacyjnym.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten proces wygląda w SF-CONFERENCE, zacznij od wydarzenia demonstracyjnego, a własne wydarzenie testowe możesz założyć bezpłatnie.

Podsumowanie

Dobry system rejestracji uczestników to nie ten, który ma najdłuższą listę funkcji, ale ten, który zdejmuje z Ciebie najwięcej ręcznej pracy przy Twoim konkretnym wydarzeniu. Zacznij od listy funkcji, bez których się nie obejdziesz, policz całkowity koszt dla swojej liczby uczestników, zadaj dostawcom pytania z listy powyżej i przejdź rejestrację samodzielnie, na telefonie, razem z płatnością i fakturą.

Gdy system zapisów online jest już wybrany, pozostaje zaplanować resztę wydarzenia, w czym pomoże przewodnik jak zorganizować wydarzenie krok po kroku.