Jak dodać uczestnika

Większość uczestników trafia do systemu samodzielnie, przez formularz rejestracyjny. Zdarzają się jednak zgłoszenia przyjęte poza systemem, telefonicznie, mailowo albo na podstawie listy przekazanej przez współorganizatora. System SF-CONFERENCE pozwala dodać takie osoby ręcznie z poziomu panelu, a uczestnik dodany w ten sposób niczym nie różni się od tego, który zarejestrował się sam. Ma te same dane, płatności, faktury i powiadomienia.

Gdzie znaleźć listę uczestników

Wszystkie osoby powiązane z wydarzeniem znajdziesz w sekcji Osoby, dostępnej w menu bocznym panelu. Zakładki nad tabelą dzielą je według ról. To, które z nich zobaczysz, zależy od ról i modułów włączonych dla Twojego wydarzenia, dzięki czemu od razu pracujesz na właściwej grupie. Opcja Dodaj uczestnika znajduje się nad tabelą, w rozwijanym przycisku Więcej, razem z pozostałymi działaniami dla całej listy.

Formularz nowego uczestnika

Formularz dodawania zawiera dokładnie te same pola, które widzi osoba rejestrująca się samodzielnie, łącznie z Twoimi własnymi polami, opcjami uczestnictwa i zgodami. Wystarczy uzupełnić dane podstawowe: imię, nazwisko, adres e-mail oraz wybrane opcje uczestnictwa. Pozostałe pola możesz wypełnić od razu albo uzupełnić później, edytując profil uczestnika. Możesz też zdecydować, czy uczestnik ma otrzymać e-mail z potwierdzeniem dodania do wydarzenia.

Zapisanie uczestnika

Po zapisaniu formularza system potwierdzi dodanie osoby powiadomieniem, a nowy uczestnik pojawi się na początku tabeli. Od tej chwili możesz edytować jego dane, zarejestrować płatność, wystawić fakturę, wysłać wiadomość albo pobrać podsumowanie uczestnictwa, dokładnie tak samo jak w przypadku osób zarejestrowanych przez formularz.

Dodawanie administratora

W ten sam sposób dodasz osoby z pozostałymi rolami. Przejdź na zakładkę Administratorzy nad tabelą i wybierz Dodaj administratora. Formularz jest krótszy niż w przypadku uczestnika, bo nie zawiera opcji uczestnictwa ani danych do faktury. Administrator otrzyma dostęp do panelu, dlatego pamiętaj o nazwie użytkownika i adresie e-mail, na który trafi zaproszenie. Analogicznie działają zakładki Konfiguratorzy oraz, jeśli włączyłeś odpowiednie moduły, recenzenci, obsługa recepcji i reprezentanci.

Jedna osoba w kilku rolach

Role nie wykluczają się wzajemnie. Ta sama osoba może być jednocześnie administratorem i uczestnikiem, recenzentem albo obsługą recepcji. W formularzu dodawania, w sekcji Szczegóły konta, znajdziesz pole Role. Jest to lista wyboru wielokrotnego: rola wynikająca z zakładki, na której jesteś, jest już w nim wpisana, a Ty możesz dopisać kolejne, wybierając je z rozwijanej listy. Formularz od razu dostosuje się do wyboru, po dodaniu roli uczestnika pojawią się opcje uczestnictwa i dane do faktury. Role możesz też zmienić później, edytując profil danej osoby.

Dodawanie uczestnika w skrócie

Ręczne dodawanie uczestników przydaje się zawsze wtedy, gdy zgłoszenie dotarło do Ciebie inną drogą niż formularz. Cała operacja to kilka pól i jedno kliknięcie, a dodana osoba od razu trafia do wszystkich zestawień, statystyk i wysyłek. Więcej o pracy z listą uczestników znajdziesz w opisie zarządzania uczestnikami.